LA TRAZABILIDAD DEL PROVEEDOR LO HACE CONFIABLE



Cuando comienzas el trabajo con un proveedor hay muchos elementos que debes llevar en paralelo buscando la confianza en las posibles operaciones y a su vez en el producto a importar. Todos los detalles son importantes y van aportando a tus sentimientos de seguridad.

Estoy seguro, y así se refleja en muchos foros sobre las importaciones de China, que ahora mismo tu mayor preocupación es no perder la inversión sin embargo no tienes definido un plan para ello y vas tirando piedras en cualquier dirección.

Y no me refiero a perder lo invertido porque la mercancía tuvo problemas, o no cubrió las expectativas del mercado, o llegó con retrasos y tú cliente no la aceptó, sino que literalmente me refiero a perder las finanzas depositadas en la operación por haber encontrado un proveedor poco confiable o estafador en el peor de los casos. Esa es la preocupación primordial que embarga a todo importador sobre todo si trabaja detrás del PC y no en China o con agentes y gestores en China. 

Cuando me preguntan cómo puedo saber si un proveedor es confiable o no,  la respuesta que doy es, ............-no lo sé hasta que no avance en los intercambios con él-. Y es que una de las cosas que hago es estar pendiente de su trazabilidad hasta que llega el momento en que me envía los datos de su cuenta de banco para los pagos y depósitos.  Ya a esas alturas de la operación tengo su traza y tomo entonces la decisión final de la compra.

El proveedor  de las imágenes se presenta con su mismo nombre en cada feria comercial en la que participa. Ese es uno de los elementos de trazabilidad que debes comprobar de un proveedor. Fotos Alibaba.



¿Qué es la trazabilidad del proveedor?

Es la huella que va dejando en todos los intercambios. Y como huella al fin, tiene que estar personalizada y tiene que ser la misma. La trazabilidad del proveedor la definen sus datos de contacto empresariales, en primer lugar el nombre de compañía y a continuación sus ubicaciones. 

Menciono sus ubicaciones y no su ubicación porque en dependencia del tipo de proveedor que sea puede o no tener oficinas comerciales en un lugar y su fábrica en otro o lo que es aún más común, puede tener oficinas comerciales tanto en China continental como en Hong Kong.  

Pero lo que si te debe quedar bien claro es que con el nombre que se presentó o lo contactasteis así mismo debe terminar tus operaciones.  Te explico.



El punto de inicio y el punto final de la traza.

Cuando encuentras, localizas y contactas a un proveedor conoces de inmediato su nombre corporativo. El proveedor se presentó o lo encontré como JUAN COMPANY y desde ese mismo momento comienzas a seguir su traza. Comienzas tu proceso de compras con JUAN COMPANY y lo tienes que terminar con JUAN COMPANY. Si hay diferencias por el camino debes aclararlas y si no te queda claro debes considerar descartar ese proveedor.

  1. Toda la información visual que tienes pertenecen a JUAN COMPANY.
  2. Sus emails pertenecen a JUAN COMPANY.
  3. La cotización esta personalizada como JUAN COMPANY.
  4. La paquetería de envío de muestras esta a nombre de JUAN COMPANY.
  5. Tú pagas el envío de la muestra a JUAN COMPANY.
  6. Los datos corporativos entregados para la redacción del contrato son de JUAN COMPANY.
  7. Los certificos de registros de la compañía están a nombre de JUAN COMPANY.
  8. Los certificos y normas de los productos están a nombre de JUAN COMPANY.
  9. El picking de tu orden está a nombre de JUAN COMPANY.
  10. Los datos de la cuenta bancaria para el depósito y los pagos de la producción son de JUAN COMPANY.


Los certifícos, auditorias y galardones que pueda tener un proveedor son ideales como punto de inicio para seguir su trazabilidad. El verdadero nombre de registro del proveedor aparece en esos certificados y no tiene por qué ser diferente en otros puntos de la traza. Foto Alibaba.


Uno de los mayores errores que han cometido todos los que han sido engañados de una forma u otra en los procesos de importación y compras de mercancías en China es no revisar la traza del proveedor y lo más común es no hacerle los pagos a JUAN COMPANY sino a PEDRO, sin preguntarse siquiera de dónde salió PEDRO.

¿Te das cuenta que tienes en tus manos una vía segura para determinar la confiabilidad de tu inversión?. Este mecanismo es muy interesante y te garantiza absoluta confianza más allá de solicitar una auditoria de fabricante. La auditoría de fabricante determina la existencia legal del proveedor, sus licencias y permisos así como te garantiza que produce los productos ofertados y tiene el permiso para exportarlos. Evidentemente, una auditoria inicial es un paso importante para construir confianza y revisar legalidades pero tu puedes ir más allá y mantenerte seguro todo el tiempo.

Existen casos de empleados separados de sus funciones, en el medio de una negociación de compras, que continúan dándote la cara y desvían los pagos al final del proceso. Ese actuar no lo detecta una auditoria sino tú. En viceversa, también hay casos registrados de supuestos cambios de la persona de contacto en el medio de las negociaciones que no son más que falsificaciones de contactos que terminan desviando los pagos o solicitando pagos en paralelo.  Ya sea cierto el aviso de un cambio o una falsificación siempre tendrás opciones de darte cuenta a la hora de comenzar a realizar cualquier depósito.

Si por el camino de la traza, en algún punto intermedio del proceso de compras, cambia algún dato debes hacer un alto de inmediato y preguntar el por qué. Si la respuesta no te convence, es ilógica o simplemente estás dudoso de tomar una decisión, entonces considera detener la compra. Es mejor comenzar de nuevo con otro proveedor que quedarte con una incertidumbre de seguridad con respecto a tu inversión. 

Los únicos cambios de trazas que se pueden presentar son para los proveedores que operan con cuentas en Hong Kong. Aun así, el cambio del nombre de la compañía para la cuenta de Hong Kong no es 100% opuesto al de la compañía en China sino con simples modificaciones. Por ejemplo, JUAN TRADE COMPANY HK en lugar de JUAN COMPANY. No obstante no dejes de preguntar una y otra vez. Un detalle muy importante, que aunque obvio muchos lo omiten, es no hacer pagos a cuentas personales. Tu debes pagar a JUAN COMPANY, jamás debes pagar a JUAN.

Los depósitos y pagos a cuentas personales o a cuentas que no se corresponden con la traza que viene mostrando el proveedor son los errores más comunes que se cometen en las compras de mercancías a China y si llegas a ese punto ya no hay marcha atrás. En ese punto ya perdiste tu inversión. El proveedor desaparecerá, no lograrás más contacto con él y ni pensar en una reclamación legal. Lo más que puedes hacer es reportarlo a los administradores del website ''contenedor'' si lo encontraste por esa vía.  La más mínima duda con el punto de depósitos y pagos debes aclararla recurrentemente. Si aun así no te generan confianza las respuestas considera descartar al proveedor. Más vale precaver que tener que lamentar.

Los 10 puntos mencionados más arriba son 10 puntos de control de trazas que tienes para construir confianza y seguridad en la operación con proveedores desconocidos o encontrados detrás de un PC. Solo tienes que ser observador y tú mismo vas construyéndole la traza al proveedor.

En esta era de la información, cada proveedor va dejando una huella y esa es la que tú debes seguir. Si te encuentras la huella cambiada debes hacer un alto para verificar. Y si no encuentras huellas entonces debes pedírsela al proveedor. Pedir los documentos de la compañía, fotos de sus instalaciones, fotos de su participación en ferias comerciales y certificaciones de sus productos son trucos que puedes utilizar para revisar su traza.

Incluso si estás en China debes aplicar la misma estrategia. No son pocos los intermediarios que se aparecen pretendiendo representar a proveedores y fabricantes. En una ocasión estando en China con un grupo comercial se nos presenta JOSE. Él decía ser un proveedor y nos trae varios catálogos. Los catálogos eran de Roberto, Eduardo y Anastasio. ¿Ven acá JOSE, como es posible que tú nos puedas vender estos productos sino son tuyos?. El problema es que yo soy su representante, -dijo José- y les puedo gestionar una cena con ellos pero si coordinan una operación debe ser conmigo, -concluyó José-.

Por suerte ya llevábamos varios años trabajando con China y fuimos capaces de descartar a José. Pero muchos cometen ese error, sobre todo en sus primeros viajes. Por eso siempre recomiendo comenzar nuestro viaje a China por una feria comercial y no por visitas exploratorias a no ser que vayas bien recomendado.



En resumen: Es sencillo. Tú mismo puedes ir siguiendo y construyendo la confianza y seguridad en el proveedor encontrado con solo seguir su traza. Una vez más depende de ti y aquí tienes la herramienta para que disminuyas esos riesgos que de seguro son los que más te preocupan ahora mismo. Si el proveedor es seguro entonces tendrás una traza limpia. Si el proveedor aparenta ser lo que no es o es un falso proveedor, entonces en algún punto no podrá mantener la traza y ahí estás tú, con tú observación para darte cuenta.

Pero si tienes los recursos disponibles y no quieres ser tú quien maneje y califique los riesgos, una auditoria al fabricante puede verificar toda la traza del proveedor. Con los resultados auditados en la mano, podrás transitar sin sustos todo el camino de la importación. No obstante, no dejes de seguir los puntos que te recomendé. Una auditoria no puede determinar si por el camino de tus negociaciones un empleado se aparta de la empresa para hacer negocios directamente contigo o cobrarte algún cargo a su favor.


Espero que esta información te ayude de alguna forma. Si has tenido experiencias de este tipo o tienes opiniones y nuevos aportes  que intercambiar te invito a que dejes un comentario.


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