¿A QUÉ HORA LE ENVÍO EL EMAIL DE CONTACTO AL PROVEEDOR?



Te parecerá tonto el nombre de este artículo y si te parece como tal entonces ¿qué pensar de su contenido? Sin embargo te equivocas si piensas así. El abc del ¿cómo importar de China? está lleno de detalles que pueden marcar diferencias, pueden hacer que avances o retrocedas en tus intenciones y este es uno de ellos. La hora en que le envías un email a tu proveedor, sobre todo, si es el email del primer contacto, puede determinar que logres su atención y respuesta o no.

Ya habíamos comentado sobre el asunto de los email y su contenido si quieres garantizar una respuesta y que a su vez contenga los requerimientos que estas pidiendo, pero ahora nos vamos a referir a la hora recomendada para enviarles la solicitud de contacto y el porqué de esa hora.

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El mayor tropiezo a la hora de encontrar y contactar proveedores a distancia, on-line y detrás de un buró no es el hecho en sí de encontrarlos sino de lograr una respuesta. Las tasas de respuesta son escandalosamente bajas, inferiores al 50% de acuerdo a mi récord personal, de hecho, ya lo habíamos comentado en el artículo -Nada justifica no atender una solicitud de negocios- por lo que no te queda más remedio que atender determinados detalles que se convierten en estrategia para lograr el contacto.

Uno de estos detalles-estrategia que es determinante en el comienzo de tu relación con el proveedor es la hora en que escoges para enviar el email de contacto, sobre todo el del primer contacto. Te puede parecer normal escribir y enviar tu solicitud en el momento que tengas disponible o cuando te sientas a ejecutar tu proyecto sin embargo estas pasando por alto algunos elementos que se pueden revertir en tu contra.

¿Qué pasa cuando a cada mañana, o a media tarde, o al finalizar tu jornada, abres tu email profesional?. De seguro tendrás una lista de nuevos email reclamando tu atención y muy probable,  si tu negocio es prospero,  es que esa lista de nuevos emails te cubra la pantalla completa de tu ordenador. Si es así, tienes dos opciones: 

Una, si te sobra el tiempo comenzaras a atender y dar respuesta por el primer email a la vista que será el último que te llego quizás hace 5 minutos atrás. En tal caso las probabilidades de no atender los últimos emails, que llegaron hace 5, 10 o 12 horas antes, o que se te pierdan entre tantos, es alta. 

Dos, y si estas limitado de tiempo y quieres concentrarte en los más urgentes, revisarás por el remitente o por el asunto del emails para atender los que así entiendas prioritario. De esa forma quedan sin atención los desconocidos o los que su asunto no te represente nada. Mañana, si eres organizado revisarás el resto pero es muy probable que mañana también estés ocupado y presionado por tareas y tiempo y esos emails que dejaste sin atender queden al final de una larga lista sin respuestas.

Esta situación es la que le sucede a los vendedores de las fábricas y proveedores Chinos, que por cierto, en formatos de pequeños y medianos productores nunca son más de 3. Yo estuve prestando servicios para un trading Chino y la persona de contacto para las solicitudes de entrada era solo una y sin embargo la compañía tenía 20 empleados en funciones. Todo esto contando con que revisen sus email diariamente, al menos una vez al día. Tienen el mismo problema que tú y quizás mayor, pues tú no eres el único que les pides solicitudes y cotizaciones, como tú, al mismo momento hay unos cuantos necesitados más.

Recién estuve intercambiando con un vendedor de una fábrica y me comentaba que recibía más de 20 solicitudes de contacto diariamente pero había días en que otras gestiones de sus funciones lo ocupaban y no podía revisar su email por lo que al día siguiente solo revisaba aquellos que podían generarle una venta. También me comentaba que de esas 20 solicitudes más del 90% eran pidiendo datos e informaciones sobre productos y dudas generales y no definían una intención de compra.

Con esos truenos ya sabes que las probabilidades de respuesta son bajas y coinciden tanto con mi estadística personal como con los porcientos que Alibaba muestra junto con el perfil de cada proveedor. Hay proveedores en los que Alibaba muestra solo un 46% de tasa de respuesta. Simplemente increíble. Los siguientes puntos son algunas de las probabilidades que tienes de no recibir respuesta.

  • Tu email no tiene un asunto concreto que demuestre intención de compra.
  • El proveedor recibe decenas de emails diarios y el tuyo es uno más.
  • Tu email esta al final de la lista y el proveedor no lo vio.
  • El proveedor revisa sus emails pocas veces y ya para ese entonces tu email forma parte de un  paquete infinito.
  • El proveedor es poco serio y se da el lujo de perder intenciones de compra.
  • Al proveedor no le interesa tu contacto al ser de un mercado ya explotado o regulado por otro cliente.

La solución:

Con esos ruidos no te queda más remedio que trazar alguna estrategia. De hecho, aunque la lista de fabricantes y proveedores para tu producto puede tender al infinito, de seguro solo has podido localizar unos pocos, siempre recomiendo entre 3 y 5, que cumplen con tus requerimientos, por lo que no puedes darte el lujo de no recibir respuesta.

Si quieres aumentar tus tasas de repuestas tienes que hacer que tu email sea el primero en verse en la lista de nuevos email del proveedor. Para ello, aunque lo redactes a cualquier hora, programa su envío, de acuerdo a tu huso horario, para que salga de tu bandeja de enviados cuando comienza la jornada laboral en China. La hora perfecta es entre 9am y 10am hora de China. Muy pocos proveedores portan encima su email profesional por lo que solo lo revisan durante su jornada productiva y no te queda más remedio que adaptarte a sus horarios. ¿Que mejor opción que lo vean en cuanto abran su ordenador?

Esta sencilla planificación hará que tu email sea el primero de la lista cuando el proveedor o fabricante se siente a primera hora a revisar su bandeja de entrada o que estando sentado a primera hora revisando sus solicitudes llegue en ese momento tu email. Como detalle adicional, pero ya lo había comentado aquí, recuerda que el asunto de tu email debe reflejar una intención concreta de compras. 

Ya después de logrado el contacto inicial el proveedor esperará respuestas de ti y no será tan crítica la hora del envío del email aunque te recomiendo siempre mantener la misma estrategia para lograr rápidas respuestas. Recuerda que el proveedor no es un robot y existirán ocasiones en que no se siente a primera hora a revisar emails por lo que siempre debes tratar que tu comunicación esté dentro de las primeras.  



En resumen: No por mucho madrugar amanece más temprano y cuando tú estás despierto y trabajando tus proveedores están descansando por lo que si quieres que tu email aparezca entre los primeros para ser atendidos cuando el proveedor llegue a su puesto debes programar su envío para las primeras horas laborales del día en China. Comenzando a partir de las 9am. Este simple cambio de estrategia aumentará tu tasa de respuestas. Son varias las causas por las que tu email de contacto puede dejar de ser atendido por lo que debes atacarlas una a una para lograr tu interés. En ese sentido debes también prestar atención al asunto de tu email.


Espero que esta información te ayude de alguna forma. Si has tenido experiencias de este tipo o tienes opiniones y nuevos aportes  que intercambiar te invito a que dejes un comentario.


Para cualquier duda, consulta o solicitud de servicios puedes también utilizar el formulario de contacto que te dejo más abajo y si deseas poco a poco superar el miedo  sobre las  importaciones y fabricación en China, optimizar las relaciones con proveedores y fabricantes  y aprender a contratar producciones confiando en tus conocimientos para disminuir riesgos estás invitado a suscribirte al blog. Toma el control de tus producciones, este es un blog escuela.


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