Cuando estamos contactando a un fabricante, previamente seleccionado y con alto potencial de interés para nuestros objetivos, ya sea por primera vez o como continuidad de relaciones anteriores, debemos tener claro que nuestro esfuerzo debe ir orientado a generarle un interés tal que responda rápidamente a nuestra solicitud de contacto.
En el artículo, -Como aumentar las probabilidades de contacto con un fabricante- recomendábamos algunos tips para aumentar las tasas de respuestas a nuestras solicitudes. Ahora quiero ser más preciso y recomendarte un grupo de palabras y frases que no deben faltar en esa solicitud de contacto con las cuales aumentarás la tasa de respuesta por encima del 80%. (esa es mi tasa actual de respuesta). Estas palabras motivarán al fabricante o proveedor a visualizar un negocio potencial y con ello establecer el contacto contigo y lo que es mas importante, son las palabras que los proveedores buscan.
Para: Debe usarse en el asunto del contacto ya sea por email, chat o teléfono. Debemos comunicarle de inmediato al proveedor para que lo estamos contactando. Es un error común poner en los asuntos de los email solamente la palabra -contacto- ó -solicitud- ó -cotización. Siempre debemos acompañar cada contacto con una rápida descripción del objetivo del mismo y para ello debemos utilizar -para- de manera concisa y segura. La palabra -para- se usa para definir, concretar y pautar acciones y con ello el proveedor percibe rápidamente un probabilidad de negocios sólida.
Interés: Si queremos llamar la atención del proveedor evidentemente debemos comunicarle nuestro interés y para ello utilizamos la misma palabra. Nuestro interés es: buscar, cotizar, contratar, obtener, recibir, planificar, visitar.......etc., etc., y así sucesivamente para comunicar el detalle de nuestro objetivo de contacto. Estamos contactando al proveedor porque queremos algo en concreto de él y debemos hacérselo saber siendo bien específico al utilizar la palabra -interés- la cual sera asociada con un objetivo de negocio y no de simple gusto. Tener interés por un producto es sinónimo para el proveedor de hacer negocios contigo.
Es otro error común en los contactos dejar el interés en blanco o sustituirlo por expresiones como: -me gustaría, quisiera, estoy buscando...Esas son frases que no definen visualizaciones de negocio y definen un saco de posibles deseos pero ninguno concreto. Evidentemente el fabricante no priorizara tu solicitud si tiene otras en las que puede definir un interés concreto.
Intención: Con esta palabra damos un paso superior en las probabilidades de respuestas. Definir la intención a negociar hace que el proveedor reaccione de inmediato. ¿Qué significa definir la intención?. Significa comunicar nuestra proyección con el producto a contratar o producir. Mi intención es (siempre poniendo cotas o condiciones relacionadas con las prestaciones, la durabilidad y el precio) contratar con su compañía -n- cantidad de productos en -n- plazos, es una oración que no puede faltar en la redacción del contacto.
La intención consolida el interés y con ello el proveedor observa que existe un plan bien definido y que el contacto solicitado no es al azar sino como parte de un análisis y estudio previo en el cual él fue incluido. Al saber esto, el proveedor no querrá quedar fuera de la licitación y dará su mejor respuesta.
Orden de Prueba: Esta frase no hace mas que confirmar la intención y es la estocada final para incentivar al proveedor a responder tu contacto. Con ello no solo transmites seguridad en la intención que le has mostrado sino que te sirve además con la doble intención de dejar claro que aunque la proyección expuesta en la intención de compras tenga un tamaño -Xn- comenzarás solo con un tamaño -n- para comprobar las facilidades que el proveedor te dará, la funcionalidad y la durabilidad de los productos. El tamaño no sera importante para él en este momento, él solo esta visualizando que tu interés tiene una intención concreta lista para ejecutarse. En otras palabras, le estas poniendo la pelota en su terreno. Un texto muy utilizado es: .........de cumplirse las condiciones tales, podemos comenzar con una orden de prueba de un contenedor.
En resumen, si llegaste leyendo hasta aquí, podrás haberte dado cuenta que no solo te mencione 4 palabras o frases que no deben faltar en tus contactos con los proveedores y fabricantes y más aún si es el primer contacto, sino además que acabo de mostrarte otra vez cual es el formato que debes tener para contactar a un proveedor. (anteriormente te lo mostré aquí):
Le estoy contactando para.................mi interés es.....................y tengo la intención de.................Para ello, de cumplirse tales condiciones, podemos comenzar con una orden de prueba de............
(por supuesto, en idioma inglés)
Espero que esta información te ayude. Si has tenido experiencias de este tipo comparte un comentario. Para cualquier duda, consulta o servicio puedes contactarme a través del formulario y si deseas aprender a negociar con fabricantes y proveedores te invito a suscribirte al blog para recibir regularmente todo tipo de información que te convertirá en un experto.
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