NUNCA TRABAJES CON CHINA SIN UNA LISTA DE ACCIONES



Los expertos en administración del tiempo y productividad personal plantean que trabajar en base a tareas programadas y escritas en forma de listas ahorra un 25% del tiempo lo que representa aproximadamente 2 horas al día. No solo debemos trabajar de forma programada sino que la redacción de las tareas debe realizarse en forma de lista de chequeo, lo que se conoce en inglés como -check list-, para que podamos apreciar el avance de lo terminado y a su vez poder reorganizar las prioridades de ser necesario.

Esta recomendación toma especial importancia cuando estas trabajando con China tus producciones e importaciones, no solo por el hecho de que necesitas ser productivo sino para poder controlar la secuencia de acciones del proceso sin improvisar y tomando en cuenta todo lo que necesitas considerar. Sin esa lista de acciones se te dificultará llevar a buen término la producción e importación de tus mercancías. No usar listas de acciones o check list es uno de los errores que se cometen al importar de China. 

Imagen tomada del website www.conceptdraw.com


Todo el proceso productivo lleva necesariamente una planificación y una secuencia. Si tienes experiencia en el trabajo con China  hay listas de acciones generales, como pueden ser, contactar al proveedor, seleccionar el producto, testearlo, preparar el contrato y demás que puedes obviar pues su generalidad y repitencia en cada proceso hace que las domines de memoria, pero hay otras que si o si debes tener siempre como guía del trabajo, no solo para no olvidar ningún detalle que necesites y ganar en productividad sino también para saber lo que te va quedando pendiente en caso de no poder completar alguna lista. Hablemos de las que no te pueden faltar.


CHECK LIST QUE NO TE PUEDEN FALTAR.

En el contacto con el fabricante. Ya sea que estés trabajando on-line o que estés de visita en las instalaciones del proveedor, necesitas tener tu check list. En la lista debes tener todo lo que necesitas saber y averiguar del proveedor. No hay forma de tenerlo todo en mente y realmente necesitas esa información para tomar decisiones.

En mis primeros viajes a China era común que siempre me olvidara de alguna acción cuando estaba visitando al fabricante y más aún si dejaba que el anfitrión tomara el control. Al salir de sus instalaciones me acordaba, por ejemplo, que no había visitado los almacenes de insumos, o que no pregunte por sus producciones de terceros, o que no me enseñaron sus talleres de control de calidad y así siempre me faltaba un detalle que a la larga necesitaba para definirme por un proveedor u otro. No fue hasta que preparé un check list que me sirviera de guía que logre obtener toda la información que necesitaba en cada visita. Llego a ser tan importante ese check list que en muchas ocasiones, después de un día agotador visitando 3 y 4 fábricas y llegar a una fábrica a las 5pm, era el único incentivo para realizar la visita completa como si fueran las 9am. Antes de tener el check list de las visitas al proveedor hubiera seguido el protocolo elemental y me hubiera marchado lo antes posible.

Si estás leyendo este artículo y a su vez estas negociando alguna producción o importación, toma acción, haz tu check list ahora mismo y comienza ya a organizar y obtener de una vez las informaciones que necesites.


Las especificaciones y características de los productos. Para encontrar y seleccionar productos debes tener definido previamente que quieres. Pensar en genérico y hablar en genérico con un proveedor solo lleva a obtener productos con errores, enfrentar litigios, perder tiempo y elevar las pérdidas de cualquier operación. Tú no puedes pedirle a un proveedor un Televisor, debes pedirle un Televisor con una lista de especificaciones de acuerdo a tus intereses, alcance y características del mercado de destino. De lo contrario el proveedor decidirá por ti y cuando te des cuenta que algo no te conviene puede que sea demasiado tarde.

Este es un error muy común que aprecio en mis clientes. Recién estaba gestionando para un cliente una importación de tablets y el cliente solo me repetía que quería tablets. De acuerdo, ¿pero cuáles son sus especificaciones, qué tamaño de pantalla necesitas, qué resolución, etc, etc?. Quien viene a resolver ese dilema es una check list. No solo para mi, sino para ti, de los contrario estarás improvisando con el proveedor en cada contacto y tu producto u operación pagará las consecuencias.

En este check list puedes incluirlo todo. Desde las especificaciones técnicas y características de la mercancía hasta su diseño, color, empaque, accesorios y muchos etc más. A la medida en que avance tu negociación con el proveedor irás completando el check list hasta dejar tus requerimientos de producto listo para la contratación. De seguro no olvidarás nada.


El testeo de muestras. Una vez que tengas las muestras en tu poder necesitas tener una secuencia de pasos a seguir. Para ello necesitas una lista de chequeo. Hacer tu check list previamente te permite seguir una secuencia que abarque todos los puntos que necesitas verificar de tu muestra. Solo así no acudirás a tu memoria o a experiencias ajenas para hacer las comprobaciones. Una vez barrido todos los puntos de tu lista de chequeo tendrás definido el resultado de las pruebas.

Recuerdo en los años en que me encontraba dirigiendo redes de asistencia técnica que teníamos una check list para cada tipo de aparato electrónico y electrodoméstico. Cada vez que un proveedor llegaba con una propuesta o realizábamos un viaje comercial a China, sacábamos nuestra check list. No solo dejábamos de lado las improvisaciones sino que cualquier técnico podía realizar el testeo con solo seguir los puntos de la lista de comprobación.


Los puntos a inspeccionar. Esta lista de chequeo reviste vital importancia. Cuando vas a controlar tu producción  o contratas una inspección de producción o pre-embarque no puedes tomar acciones haciendo uso de tu memoria. O peor aún, no tomar acciones. Necesitas tener bien definido y listado lo que necesitas controlar,  solo así garantizarás el resultado esperado de una inspección. Solo así dejarás listo el camino para detectar posibles problemas de tu producción.


En resumen. Las listas de chequeo, check list o listas de acciones pueden ir de los general a lo particular. Son imprescindibles para trabajar tus producciones e importaciones. Con ellas dejas de lado las improvisaciones, aumentas tu productividad en función de los resultados, distribuyes el trabajo eficientemente, garantizas el control por igual de todos los procesos y proveedores y garantizas el resultado final exitoso de tu producto. Te sirven además para mantener la actualización de cada nuevo detalle que surja como parte de tus experiencias y te permiten tener todo el control del flujo de trabajo.

Las listas de chequeo NO son un plan de trabajo en si, son precisamente eso, una lista de pasos, eventos, o puntos que necesitas realizar secuencialmente para obtener un resultado confiable.

Si de producciones en China se trata, las check list para la selección del fabricante, las de las especificaciones y características del producto, las del testeo de muestras y las de los puntos a inspeccionar en las producciones y su resultado son las que no debes dejar a la imaginación e improvisación. Debes tenerlas siempre a la mano y actualizarlas con cada nueva experiencia.


Espero que esta información te ayude de alguna forma. Si has tenido experiencias de este tipo o tienes opiniones y nuevos aportes  que intercambiar te invito a que dejes un comentario.


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