COMO AUMENTAR LAS PROBABILIDADES DE CONTACTO CON UN FABRICANTE

Uno de los grandes problemas que existen cuando intentamos contactar fabricantes en China y no podemos visitar ferias o tenemos alguna emergencia de contratación y no nos queda mas remedio que  localizarlos a través de los grandes ''contenedores de fabricantes'' o por recomendacion de algún colega que tiene un banco de tarjetas de negocios o incluso ya ha realizado operaciones con un determinado productor, es la baja tasa de respuestas que obtenemos.

Los fabricantes y proveedores reciben decenas de solicitudes, quizàs no tengan tiempo disponible para atenderlas todas o vayan directamente a su carpeta spam. Si quieres aumentar tus tasas de respuesta debes dirigirte al fabricante de forma diferente. Foto web.


Tal es así que los propios websites contenedores de fabricantes muestran las tasas de respuestas de cada uno y es sorprendente ver como mayoritariamente oscilan entre los 50, 60 y 70% como promedio. Otros muchos escandalosamente muestran un 40%. 

Literalmente nuestros emails se quedan en el aire. Es algo realmente molesto ya que se supone que cuando estamos buscando fabricantes primero realizamos una posible selección previa dentro de decenas de opciones y escogemos las mas probables alternativas de acuerdo a nuestros intereses por lo que no tenemos todo el banco a nuestra disposición y estamos apostando por un reducido grupo.

Estas alternativas de posibles fabricantes encontrados no son abundantes ya que incorporan un filtro previo de varias variantes. (confiabilidad aparente, especificaciones técnicas, opciones de precio, imagen del producto, cantidades mínimas y varios etcéteras mas que tu has definido). En tal sentido nuestra búsqueda queda reducida a menos de 10 probabilidades. Yo personalmente siempre las dejo en 5. Por lo que no obtener respuestas es prácticamente dejarnos sin opciones o utilizar opciones menos convenientes.

En el articulo, -Nada justifica no atender una intención de negocio- expuse un ejemplo realizado con 25 fabricantes de diferentes lineas de productos de los cuales el 68% no respondieron a la solicitud de contacto, entre ellos, fabricantes ya contactados previamente, en tiempos pasados,  en ferias y visitas a sus instalaciones.

En el mismo articulo se exponen varias causas y efectos desde diferentes puntos de vistas que argumentan esta problemática. No obstante, ante un problema reconocido la mejor opción es intentar resolverlo y no aceptarlo sin solucion ya que en este caso estan en juego nuestros intereses. Las fabricas existen y operan constantemente, no son fantasmas productivos, entonces nos toca hacer lo posible por lograr el contacto.
 

¿COMO AUMENTAR LA TASA DE RESPUESTA DEL 20% AL 80%? 

Partimos del hecho de que estamos a distancia, trabajando a través del email y el fabricante no nos ha visto nunca, no nos conoce, prefiere el contacto cara a cara, recibe a diario decenas de solicitudes y su experiencia le dice que la mayoria de los contactos se convierten en saco vacío. Entonces nos toca llamar su atención y sobresalir entre decenas de emails que tiene en su bandeja de entrada. 

Lo ideal es que el fabricante responda a todas las solicitudes, en mi opinión, el no hacerlo le quita la posibilidad de concretar alguna intención de negocio, pero la realidad demuestra que no piensan así (aunque hay fabricantes con altas tasas de respuestas) por lo que debemos entonces seguir algunos tips para lograr nuestro objetivo. ¿Cual?, ....que el fabricante nos responda y así comenzar el intercambio con ellos.

El asunto del email debe hacer que el fabricante se decida por tu solicitud dentro de decenas que puede recibir a diario. Foto web.


El asunto del email. En los sitios contenedores de fabricantes recomiendan utilizar como texto del asunto....-contacto y solicitud-, ......¿pero contacto y solicitud de que?.¿Para que y de quien?
Si todos los solicitantes estan usando la misma regla entonces el fabricante tendrá decenas de emails con el mismo asunto y........... ¿cual abrirá?............es a suerte y verdad, quizás no lea ninguno.

Para sobresalir dentro de la bandeja de entrada del fabricante debemos llamarle la atención y diferenciarnos del resto de los email en su bandeja. Para ello debemos generar una intención de compras en concreto que le permita al fabricante ver la posibilidad de hacer una venta y no perder su tiempo. 

Para ello puedes utilizar cuatros tipos de textos aunque con el tiempo tu mismo iràs dándote cuenta, en dependencia de los fabricantes y productos con los que te desarrolles, cual es la opción que mejor resultado de ofrece :
  •  -Contacto y Solicitud para ________________________ (y aquí adicionamos el tipo de producto que estamos requiriendo). Ejemplo: Contacto y Solicitud para Televisores LED. Aquí ya le estas pidiendo directamente al fabricante que necesitas. El ya sabe lo que tu quieres. Tu eres quieres una intención de negocio concreta y eso le interesa mas que el resto de los emails.
  • -Contacto de _________________ (aquí ponemos nuestro nombre) y Solicitud para ____________________ (y aquí adicionamos el tipo de producto que estamos requiriendo). Ejemplo: Contacto de Mario Méndez y solicitud de Televisores LED. Aquí ademas de indicarle que tienes una intención de negocios concreta le estas diciendo quien eres, estas personalizando tu intención y eso les gusta.
  • -Contacto de _________________ (aquí adicionamos nuestro nombre) para___________________ (aquí adicionamos el nombre de la persona de contacto del fabricante) y solicitud de ______________________ (aquí adicionamos el tipo de producto que estamos requiriendo). Ejemplo: Contacto de Mario Méndez para Xiang Lu y solicitud de Televisores LED. Esta es la mejor opción de texto, pero no siempre logramos obtener el nombre del contacto. Es la mejor opción pues no solo te presentas con una intención concreta sino que estas solicitando intercambiarla directamente con el responsable. Esta opción es el equivalente del cara a cara que tanto le gusta a los comerciantes Chinos.
  • -Contacto desde ___________________________ (aquí pones el país o lugar desde donde estas realizando la solicitud o el país de destino de la mercancía) y solicitud de cotización para el modelo ___________________. (aquí especificas el modelo del producto en especifico del que deseas la cotización). Ejemplo: Contacto desde Miami, USA y solicitud de oferta para su modelo de televisor LED TV-32H2016. Esta opción de texto tambien clasifica entre las mejores pues le dice directamente al proveedor lo que necesitas, incluso sin que tenga necesidad de abrir el email. De seguro atenderá tu solicitud por encima del resto de sus email en su bandeja de entrada. Como inconveniente tenemos que limitamos la solicitud a un producto muy especifico aunque después de logrado el intercambio podemos ampliar el diapasón y obtener mas informaciones y ofertas.

Evidentemente el asunto de  tu email se diferenciara del resto de los solicitantes, y no solo eso, sino que brindara informacion concreta de tu necesidad y generara gran curiosidad pues al mencionar el nombre del receptor, una linea de productos o un producto en concreto te estas acercando a el con un vinculo mas conocedor y afín. 

El receptor llega incluso a preguntarse, ....¿lo conozco?, ¿quizás intercambiamos tarjetas de negocio en la feria pasada?................déjame revisar que quiere, dirá. Evidentemente conoce nuestra fabrica y nuestros productos. En otras palabras.....hiciste la tarea.
 
Estos no son los únicos formatos de textos que puedes utilizar. Si ya conoces al fabricante por un contacto previo, por ejemplo en una feria pasada, puedes hacer referencia a eso en el asunto para asegurar una alta tasa de respuesta.

El fabricante, una vez decida abrir tu email, debe conocer rápidamente quien eres y a que te dedicas para comprobar y seguir aumentando el interés por ti. Foto web


LA PRESENTACIÓN es una auto-presentación: Si ya intentamos ganar la atención del fabricante con el asunto del email, toca ahora presentarte. Antes de pedirle ninguna información u oferta, necesitas seguir generando confianza y nada mejor que describiendo brevemente quien eres y que representas. De esa forma el fabricante se dará cuenta que comparten el mismo campo, el mismo interés aunque sea en extremos diferentes y sobre todo le estarás diciendo que el tiene la solución a tus necesidades. Si tienes alguna referencia de tu actividad, como un  website, puedes adjuntársela tambien. 

Un ejemplo de texto de autopresentación puede ser: -...........Mi nombre es Mario Méndez, soy comprador de la compañía X-TECH, una distribuidora mayorista de productos tecnológicos.  Puede obtener mas información sobre mi compañía en el website www.x-tech.com-................

El éxito en este punto es una descripción corta, con tu nombre, cargo y actividad que representas y lugar para documentar y ampliar esa informacion. El fabricante necesita saber que tu estas en su mundo y necesita seguir aumentando el interés por tu solicitud pues ahora es que esta empezando a leer tu email y tu necesitas que llegue al final. 

El contenido del email debe generarle todo el tiempo un interés al fabricante. Foto web


LOS INTERESES son nuestro interés por el fabricante.  Ahora toca decir el motivo del contacto y necesitas atraer toda la atención e interés del productor. Debes tener presente que las ofertas y cotizaciones no estan en un respondedor automático. El fabricante tiene que prepararlas para ti. Ellos pueden tener algunas herramientas automáticas pero siempre deben adecuar la oferta a tu solicitud y eso les toma tiempo y trabajo. Por esa razón debes ser lo mas preciso posible para que te respondan y no vean en tu solicitud una perdida de tiempo.

Ser preciso no solo le facilita el trabajo al fabricante sino que le demuestra que sabes y dominas lo que quieres y que tienes un alto interés en obtener su oferta. Entre las precisiones que debes transmitir estan:
  • Especificaciones generales del producto.
  • Requerimientos técnicos básicos.
  • Certificaciones. 
  • Mercado de destino del producto.
  • Posible cantidad a contratar.
  • Proyección de compra para un período.
No te preocupes por los datos que quizás no tengas en ese instante como son las intenciones exactas de compras o las proyecciones. Usa aproximaciones, solo necesitas en este minuto obtener una oferta. De acuerdo al resultado de la oferta y las licitaciones con otros fabricantes, ya tendrás tiempo de mantener los intercambios con un fabricante hasta concretar la operación exacta.

Una buena opción es hacer referencia a una orden inicial de prueba y posteriores repitencias.  Siempre condicionándolo al precio adecuado.

Un error común de muchos importadores es revelarle al fabricante el precio objetivo del producto. Si lo haces existen altas probabilidades de recibir una oferta con ese precio pero ya el producto estará condicionado en su durabilidad y funcionalidad. Esto es mas común observarlo cuando se trabajan fabricantes pequeños de lineas económicas.

Un posible texto de éxito para esta parte puede ser: -.............
................Estoy buscando Televisores LED de 32'', con una entrada USB, una entrada HDMI, con sintonizador para TDT en la norma DVB-T y certificación CE. 
Si los precios ofertados son mi precio objetivo podemos poner una orden de prueba de un contenedor 40HQ y de acuerdo al resultado del producto y el mercado podemos repetir la orden cada 2 meses...................


Hacerle una solicitud en concreto al fabricante, en base a sus productos en venta, es la estocada final para lograr una respuesta. Foto web.


LA SOLICITUD es la estocada final. Hasta aqui ya logramos que el fabricante pre seleccionado por nosotros abra nuestra solicitud de contacto, sepa quiénes somos, a que nos dedicamos y conozca nuestro interés. Ahora nos toca asegurar su compromiso de respuesta. 

Para haber decidido contactar al fabricante es porque viste algún producto de interés y de seguro visitaste su web, entonces, solicítale la oferta en base a sus productos específicos y no genéricamente. Eso quiere decir que le pedirás ofertas de sus modelos en especifico aunque al final esos no sean los que contrates si decides trabajar con ese productor. Aquí tambien puedes transmitirle al fabricante que escucharas tambien sus propuestas.

Lo que estas buscando es generar confianza y buscar una respuesta. El fabricante sabrá que estas interesado en sus productos de forma concreta. (el fabricante interpretara que necesitas un producto de el en especifico y no una cotización para comparar precios).

Una vez logrado el contacto comienzan los intercambios y eres tu quien toma el control y vas guiando al fabricante de acuerdo a tus necesidades. Ya el no podrá dejar de responder. (al menos la gran mayoria no lo hace)

Entonces el párrafo del remate quedaría mas o menos así:
.......Estoy muy interesado en sus modelos de Televisores TV-32H2015 y TV-32H2016. Por favor puede enviarme una oferta con los requerimientos antes mencionados. Si por su experiencia usted me puede recomendar otro modelo similar, popular en mi mercado, sera bienvenida su recomendacion............

Al despedirte del fabricante este debe tener claro tus intenciones y con ellas su probabilidad de lograr un contrato contigo. Foto web


LA DESPEDIDA. Aquí agradecerás su tiempo y dejaras la puerta abierta para esperar con interés su respuesta. En este punto ya el fabricante sabe de tus intenciones y debe tener claro las probabilidades de lograr un contrato contigo si cumple con tus expectativas. De seguro recibiras una respuesta de retorno. El texto puede tener el siguiente formato:...............Muchas gracias por su tiempo, espero que este sea el inicio de una excelente relación de trabajo. Quedo al tanto de sus prontas respuestas.............Un saludo:............... Mario



OTROS TIPS GENERALES EN LA REDACCIÓN DEL E-MAIL DE CONTACTO CON EL FABRICANTE.
  • El primer correo de contacto es para garantizar una respuesta. Aunque busques precisión en tus necesidades no tienes porque enumerar una lista de necesidades o pretender tener todas las respuestas que necesitas del productor. Una vez establecido en contacto comienza entonces el camino de los intercambios.
  • Tu email no es un email marketing, tu no estas vendiendo nada ni quieres aumentar tu lista de contactos o suscriptores, es todo lo contrario, tu necesitas una respuesta a un contenido especifico, en este caso una cotizaciónpor lo que todas las técnicas que conoces sobre tratamiento de emails debes ponerlas en la función concreta de obtener una respuesta. La técnicas son las mismas, lo que cambia es el contenido.
  • Cada párrafo no debe tener mas de 4 a 5 lineas para que el fabricante pueda tomar una pausa, ir adelante o atrás en la lectura y entender quien eres, que necesitas y cuales son tus requerimientos.
  • De igual forma, el email no debe tener mas de 4 párrafos.
  1. Presentación.
  2. Intereses.
  3. Solicitud.
  4. Despedida.   
  • Documéntate antes sobre el fabricante, sobre todo cuales son sus cantidades mínimas a producir (MOQ) para que puedas transmitir que tus deseos el los puede cumplir.
  • Evita hacer solicitudes generales en el primer contacto, como por ejemplo pedirle el catalogo y solicitarle una cotización abierta.
  • Solo debes pedir cotizaciones entre 3 y 5 productos. Lo ideal es no mas de 3. Para el resto de tus necesidades tendrás el resto de los intercambios que vienen a continuación. No debes generar mucho trabajo al productor, es posible que lo interprete como que solo necesitas ver precios. Recuerda que ahora solo estas buscando una respuesta al contacto.

De mas esta decir que todo intercambio con el fabricante es en ingles a no ser que sepas Chino

Con esta guía y estos tips te estas diferenciando del resto de los solicitantes desde el propio asunto del email, estas transmitiendo conocimiento e interés por el fabricante y sus productos y estas pidiéndole una acción concreta. El fabricante vera en tu solicitud una probabilidad real de hacer negocios y te dará respuesta. No la dejará pasar.


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