COMO SOLICITAR UNA COTIZACIÓN


En el artículo -Como aumentar las probabilidades de contacto con un fabricante-hacíamos referencia, a modo general, a la solicitud de la oferta como parte del contexto del email de contacto inicial con fabricantes y proveedores. Ahora,  quiero profundizar en algunos elementos que no deben faltar cuando estamos requiriendo del fabricante una cotización (RFQ en inglés, Request For Quote) y esperamos de él una respuesta que cumpla nuestras expectativas, sobre todo las expectativas de precio.

La solicitud debe ser directa, precisa, amplia y clara. De la información que enviemos al fabricante o proveedor depende el resultado que obtengamos, no solo en la confirmación del producto sino también en su precio, y debe incluir los siguientes detalles.





El producto. Es un error solicitar una cotización abierta sin definir un producto en específico. Eso solo se hace cuando tengamos relaciones de confianza con los productores y podemos decirles, ¿hay algo nuevo?, envíame una oferta. O también,......estoy buscando un producto de esta forma, ¿puedes mandarme una oferta?.......Siempre debemos previamente revisar la cartera del fabricante y solicitarle directamente un interés en específico, con modelo y descripción en particular. Solo después de recibir su oferta podemos preguntarle si tiene alguna sugerencia diferente para nosotros. Una opción que yo utilizo mucho es pedir la oferta en concreto pero dejar abierta en el mismo texto la posibilidad de recibir sus propuestas.


Las especificaciones. A los fabricantes hay que hablarles en letra de ''molde'' y masticarles la información. Eso quiere decir que debemos enviarles la mayor cantidad de especificaciones y requerimientos que necesitamos en nuestro producto y de ser posible hacerlo acompañar de imágenes, diagramas, etc. Esta información debe incluir especificaciones generales y particulares, construcción, diseño, color, certificaciones, y cuanto detalle necesitemos en el producto. Solo así obtendremos la cotización adecuada con precio adecuado. 

Una de las causas de las contra ofertas de precios entre clientes y fabricantes es la falta de información con que cuenta el productor sobre el producto que necesitamos y en consecuencia este asume características no solicitadas o dudosas y se protege ante posibles cambios a realizar. 

Para nuevos emprendimientos, mercados poco exigentes o productos sin diseños específicos yo siempre recomiendo solicitar los productos ODM del fabricante aunque los personalicemos con nuestra marca. Esto nos permite evitar enviarles una lista de especificaciones para cada producto. En otras palabras, a veces es muy recomendable solicitar las ofertas del producto del fabricante, el mismo que vemos en sus catálogos, showroones o websites. 


Las cantidades. Es obvio este punto pero a veces se olvida a voluntad pues esperamos primero recibir el precio para después calcular cuánto podemos importar. Esa forma de pensar y actuar es un error. Debemos comunicar al fabricante nuestra proyección de compra, no solo la puntual sino también la planificación en el tiempo. Muchas veces el productor condiciona el precio a ello y nos olvidamos que esa puede ser una gran arma para congelar el precio de una oferta a nuestro favor y mantener un suministro anual de la mercancía sin afectaciones de costo. De nada vale no mencionar las cantidades a producir o importar si de todas formas estas obligado a comprar su cantidad mínima. (MOQ)


La personalización del producto. Al fabricante debemos decirle si el producto llevara nuestra marca o no. De producir nuestra marca debemos enviarle su diseño y requerimientos pues la oferta que él debe hacernos incluye el proceso de personalización. Por ejemplo, en ocasiones determinados colores no están disponibles en una línea de producción o determinados diseños de logos y empaques tienen costos adicionales. También debemos informarle si utilizaremos sus empaques o temernos un diseño específico para ellos.


El destino. Al productor le gusta saber el destino de las mercancías. Yo más que un gusto o una curiosidad lo veo como una obligación. El fabricante puede tener experiencias en ese mercado y hacernos recomendaciones y aportes importantes. También si somos novatos en ese mercado o producto podemos pasar por alto algún requerimiento, sobre todo los relacionados con las certificaciones y sus alcances, y el productor nos puede alertar sobre ello.  El destino también le sirve al proveedor para colaborar en los requerimientos de rutas y embarques. 


El precio objetivo. En este punto tengo mis reservas y opiniones diferentes a otros especialistas. Algunos recomiendan informarle al proveedor nuestro precio objetivo o su rango. Como experiencia te puedo comentar que cuando se trabajan productos económicos con fábricas de bajo perfil es muy riesgoso comunicar un precio objetivo ya que el fabricante tratará de adecuar su producto a nuestra expectativa de precio y en consecuencia se pone en riesgo la durabilidad y funcionalidad de la mercancía. Por el contrario, productos de líneas medias y altas y fabricantes y proveedores de medio y alto estándar corren menos riesgo y actúan más transparentes si saben nuestro precio objetivo. 

Entonces esa es mi recomendación. Si estás trabajando productos low cost, evidentemente las probabilidades de  hacerlo con fabricantes de bajo estándar son altas, por ello evita en estos casos informar tu precio objetivo. Si el fabricante es de medio y alto perfil y si el producto también de seguro lo es, entonces puedes intercambiar con el proveedor tu precio objetivo. Si en cualquier escenario, el productor pregunta tu precio objetivo, por favor, se realista, no lo aprietes e infórmale un precio veraz. Él sabe mejor que tu cuales son los costos productivos de su competencia y mercado y tiene muy buenas referencias del resto de sus clientes. Si mientes abiertamente puedes perder la negociación o no lograr buenas relaciones con tu proveedor.


Deja margen a las dudas. Es aconsejable mencionarle al proveedor que antes de enviarte la cotización  te comunique si lo tiene todo claro y no le quedan dudas de tu solicitud. Eso lo alertará para que profundice en la lectura y comprensión de tus requerimientos y no te envíe una oferta que no cubra todas tus especificaciones. Es común en los intercambios con los proveedores que te dejen respuestas a medias lo cual quiere decir que no profundizaron en tu solicitud. Además, errores y malas interpretaciones de tus necesidades implica más intercambios, tiempos demorados y  perdido y ofertas dudosas.



En resumen: En aras de obtener cotizaciones precisas, que se adapten a nuestra proyección de precios y que no nos hagan establecer intercambios innecesarios con los fabricantes, proveedores y distribuidores, que en ocasiones se tornan confusos, debemos cubrir en nuestras solicitudes la mayor cantidad de detalles posibles. Las referencias al producto, sus especificaciones, el destino, su precio objetivo y las proyecciones de compras no pueden faltar cuando solicitamos una cotización. Las cotizaciones abiertas, por lo general a modo de curiosidad o solo para completar una carpeta de licitaciones, no son bienvenidas entre fabricantes y proveedores y hacen que pierdas credibilidad para futuros contactos.


Espero que esta información te ayude de alguna forma. Si has tenido experiencias de este tipo o tienes opiniones que intercambiar te invito a que dejes un comentario. 

Para cualquier duda, consulta o solicitud de servicios puedes también utilizar el formulario de contacto que te dejo más abajo y si deseas poco a poco superar el miedo  sobre importaciones y fabricación en China, relaciones con proveedores y contratos de producciones que te permita  confiar en tus conocimientos para disminuir riesgos estas invitado a suscribirte al blog. Este es un blog escuela.



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