LAS AUDITORIAS A FABRICAS


En una ocasión llevaba dos años trabajando con un fabricante de Pequeños Aparatos Electrodomésticos y recuerdo que en ese tiempo lo visité en tres ocasiones. De pronto, de un año a otro, de una visita a otra, el fabricante se dividió en dos. Hasta nuevo nombre tenia y aunque se mantenía produciendo pequeños electrodomésticos el estándar de sus productos a simple vista había cambiado.

El fabricante estaba certificado, es decir, en su momento fue visitado y auditado para conocer si sus procesos llevaban a nuestros productos a cumplir con el estándar que necesitábamos, pero ahora, con este cambio y nueva estructura ¿podíamos mantener la confianza en su producción o necesitamos auditarlo nuevamente?

Auditores de la compañía de inspección AsiaInpection. Foto web



AUDITORIA DE FABRICA.

Auditar al fabricante significa evaluarlo o certificarlo. Con esos tres términos nos podemos encontrar pero significan lo mismo. En ingles este tipo de inspección se conoce como FA y en otras ocasiones se menciona como auditoria inicial. 

Una auditoria al fabricante debe ser el primer paso a tomar si queremos comenzar una negocio productivo con bases sólidas y confiables cuando el productor es completamente desconocido para nosotros. Dicho esto, tambien existen otros motivos por los que se recomienda auditar al fabricante.
  • Cuando queremos desarrollar y producir un aparato de alto estándar.
  • Cuando queremos desarrollar una marca propia de medio o alto estándar.
La auditoria al fabricante no solo nos puede certificar la confianza de los procesos que terminarán en la construcción final de nuestros aparatos sino que también nos certifica la existencia del fabricante y su registro legal, algo de vital importancia cuando andamos buscando fabricantes en sitios como Alibaba o Made-in-China.

Las auditorias al fabricante se rigen por las normas ISO-9000, es decir, se parte del hecho que todos los procesos deben estar organizados, registrados y documentados y el cumplimiento o no de estos principios es lo que determina el resultado final. 



¿QUE SE AUDITA?
  • La documentación legal del proveedor. Sus permisos y licencias.
  • Las capacidades de producción.
  • Los controles de calidad.
  • La gestión de proveedores externos y sus suministros. 
  • Los procesos productivos.
  • La estructura organizacional.
  • Las maquinarias e instalaciones.
  • Los requerimientos particulares que puedas tener.


No es intención explicar en profundidad cada aspecto anterior pero a modo de ejemplo y para que conozcas como puede influir cada resultado auditado en tu producto te menciono que en la gestión de proveedores y suministros esta incluida la comprobación del testeo de componentes, partes y materias primas en los almacenes de entradas, es decir, las partes y suministros que se compran a otros fabricantes. Esta acción permite al fabricante desechar antes de pasar a las líneas de montaje cualquier componente, parte o pieza dañada o que no cumpla con un determinado estándar.

¿Te imaginas que pasaría si un fabricante no tiene este paso incorporado en su flujo productivo?. Sencillo. Los riesgos de fallas de origen de tu producto aumentan. Si en los controles de calidad de la producción no salta una pieza dañada o fuera de parámetros, entonces de seguro este daño sera detectado por el cliente final en los inicios de la explotación de su aparato.

Si a la ausencia de esta comprobación se le suman deficientes controles de calidad entonces las probabilidades de incidencias de origen aumentan considerablemente. Para eso es que existe la auditoria inicial, para hacerte saber el nivel del fabricante y los riesgos que puedes asumir. El resultado de la auditoria es sinónimo del riesgo de tu producto.

Parte de un informe de auditoria donde se muestra gráficamente el flujo productivo auditado. Foto tomada de un informe de auditoria de muestra de una compañía de inspección.


¿CUANDO NO SE REALIZA UNA AUDITORIA AL FABRICANTE?.

Aunque parezca obvio que siempre debemos auditar al fabricante, déjame comentarte que son mas los casos en que no se realizan las evaluaciones preliminares que los que en sí se parte de una inspección inicial para darle a un productor  la responsabilidad de manufacturarnos una mercancía.
  • Cuando el fabricante es pequeño sabemos de antemano que no puede cumplir con todos los requisitos de una auditoria inicial.
  • Si estamos trabajando productos low cost evidentemente los fabricantes a localizar no pasan una inspección inicial a no ser que solo asumamos el resultado desde el punto de vista genérico. Es decir, que el fabricante existe, tiene sus líneas de ensamble y hace controles de calidad básicos.
  • Si conocemos al fabricante, es reconocido o fue recomendado por un colega que ya lo certificó.


Una forma de suplir los costos de una auditoria, para aquellos fabricantes de líneas económicas, que no conocemos y que son localizados,  por ejemplo, en Alibaba, es obtener las referencias productivas a través de la categorizacion de Proveedor Evaluado que ofrece Alibaba. Con un poco de suspicacia y conocimientos del flujo productivo podemos tener una idea general de la producción de ese fabricante. Pero solo es eso, una idea.



¿QUIÉN REALIZA LAS AUDITORIAS? 

Existen terceras partes especializadas en las inspecciones. Unas 100% compañías Chinas y otras son compañías extranjeras pero sus inspectores son Chinos en su mayoría. Hasta donde me llega la experiencia, no puedo definir cual es mas recomendable. Tengo buenas experiencias con ambas opciones pero lo que sí te puedo recomendar es que para iniciar no te cases con una sola opción.  Trabaja con dos o tres compañías diferentes y ve comparando quien te muestra mejores resultados, quien te aporta mas allá de lo contratado o con quien te fluye mejor la comunicación. También compara precio-calidad.

¿Puedo inspeccionar yo mismo?. Si, de hecho muchas empresas con estructura en China envían a su propio personal a visitar las fábricas y auditarlas y otras aprovechan la visita a las ferias para continuar trabajo  unos días mas y auditar a las fabricas seleccionadas. No son especialistas pero pueden llevarse la idea de lo que necesitan.

En los websites de muchas de las compañías de inspección te permiten descargar formularios de ejemplos que te pueden servir de guía para tu auto auditoria. Ello, junto con un poco de experiencia visitando fábricas y revisando producciones, te puede ayudar muchísimo. Recuerda, tu objetivo principal es construir una base sólida que te asegure una negociación segura y un producto confiable, bajo tus estándares, cuando estés fuera de China sentado en tus oficinas y no es difícil construir esa confianza.

En una ocasión, estando en China,  un proveedor Chino me recomendó a un fabricante de Máquinas fabricadoras de Hielo. Cuando fuí a visitarlo me encontré que tal ''fabricante'' tenia una línea de ensamble de 10 metros de largo en un garaje. Si, literalmente en un garaje. Era un negocio familiar muy comunes en China y en este mundo productivo. Y sin embargo tenia website, estaba registrado en Alibaba y vendía sus producciones a otro fabricante bajo el concepto de fábrica amiga. Si no lo ''audito'' hubiese puesto en riesgo el resultado final de mi producto pues ese estándar no era el que yo estaba buscando.




UN ERROR MUY COMÚN.

Es muy frecuente entre colegas y clientes asociar el resultado de una auditoria con el resultado de un producto. He escuchado muchas veces preguntar y hasta cuestionar, -¿por qué tal producto esta teniendo alta incidencia negativa si el fabricante fue auditado?-.  
Debo decirte que aunque una auditoria inicial construye confianza y seguridad en el producto final, esta no determina al cien por cien su comportamiento. 

La auditoria es una acción más para minimizar los riesgos de incidencia negativa de los aparatos, digamos y salvando las distancias con el ejemplo, que si estuviésemos hablando de construir una pared, la auditoria puede determinar la confianza en la preparación de la mezcla de cemento y la calidad de los bloques, pero todavía faltan mas factores para que esa pared sea sólida , no se levante inclinada y no se caiga a corto y mediano plazo. ¿Me entiendes?.

Muchos proveedores y distribuidores priorizan las auditorias e inspecciones y se olvidan del producto, su selección, diseño, construcción y testeo, cuando en realidad la primera prioridad a tener en cuenta es el producto. El resto de las acciones que se tomen, son para consolidarlo.
 

En resumen: Retomando el caso con el que comenzamos el artículo, y partiendo que necesitábamos estar seguro de las características de la ''supuesta'' nueva fabrica y su administración, junto con el hecho de que mi compañía no tenia presencia permanente en China, no nos quedo mas remedio que solicitar nuevamente una auditoria inicial. El resultado nos permitiría poder seguir encargando una producción masiva con entregas parciales durante un año con el menor riesgo posible para la durabilidad y funcionalidad del producto.

Con esto quiero transmitirte que no existe una regla única (tampoco es único ningún concepto sobre las producciones en China) para determinar si debes o no auditar al fabricante. Mi recomendacion es: Cada vez que tengas un nuevo fabricante y tus costos te lo permiten, audítalo. Esa acción no solo transmitirá al productor tu compromiso con la calidad y seriedad del producto sino que te dará suficiente información sobre las posibles incidencias de tus aparatos, su durabilidad y riesgos. En otras palabras, y como dice el eslogan de una compañía de inspección, te hará dormir mas tranquilo.

Pero si no lo auditas, no hay problemas. Pero tus razones deben ser una de las expuestas anteriormente. Eso si, entonces no puedes obviar una inspección de la producción final.

Por último. Si el estándar de tu producto o producciones te obligan a auditar a los fabricantes, entonces te recomiendo que solo tengas con vigencia de un año los resultados de las auditorias. En un año pueden pasar muchas cosas con un fabricante, sus instalaciones y sus estándares.



¿Tienes experiencias con las auditorias a fabricantes?, ¿Quieres aportar algo que no tuve en cuenta?, deja un comentario para entre todos compartir las vivencias en este campo y seguir aprendiendo.

También, si deseas contactarme y no quieres salirte del articulo,  puedes utilizar el siguiente formulario. Me pondré en contacto contigo lo antes posible. Recuerda que una consultoría, un diagnóstico o una gestión de produccion puede hacerte avanzar rápidamente ahorrándote tiempo y costos.  No dudes en contáctame, nuestros servicios te guiarán para que fabriques directamente minimizando los riesgos y personalizando tu producto. Podemos incluso acompañarte en todo el proceso y entregarte todo nuestro know how.





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