MUESTRA PARA TESTEO INICIAL CON PROBLEMAS: FABRICANTE DESCARTADO.

MUESTRA PARA TESTEO INICIAL CON PROBLEMAS: FABRICANTE DESCARTADO.

Hemos comentado en artículos anteriores que existen varias formas de trabajar con China, ya sea comprando productos terminados o fabricando directamente nuestros propios productos. En cualquier variante a utilizar existe un principio común que la mayoria de los compradores e importadores aplican y es la solicitud de muestras en las diferentes etapas del proceso de negociación. Así las cosas, podemos definir tres tipos de muestras:

Un paso obligatorio para muchas opciones productivas es la solicitud de muestras iniciales para testeo. Foto del autor

• Muestra para testeo o evaluación inicial. Es la muestra que solicitamos para verificar si el producto cumple con nuestras especificaciones y requerimientos tanto técnicos como de durabilidad y funcionalidad. Es común que esta muestra se solicite cuando estamos trabajando productos low cost o con fabricas desconocidas con las que no existe aun experiencia y confianza en el trabajo. Del resultado de esta evaluación o testeo pueden salir las definiciones y modificaciones para la muestra de producción definitiva o la no aceptación del producto seleccionado o propuesto.

• Muestra testigo para la producción. Es la propuesta de prototipo de producción de nuestros aparatos que surge de la evaluación inicial y sus definiciones y modificaciones. Una vez testeado y aprobado este prototipo ya puede ser encargada la producción. Esta muestra es el punto de partida para la supervisión de la producción.

• Muestra de producción final. Es la muestra testigo que al azar tomamos de la producción y guardamos para comprobar en un futuro cualquier situación que se nos pueda presentar con el comportamiento, pruebas, modificaciones o reclamaciones que debamos realizar.

Evidentemente, cada uno de los procesos asociados a las diferentes muestras debe ser documentado como parte del expediente de contratacion. De esta documentación debe salir la importante ficha tecnica de supervisión la cual nos permite controlar adecuadamente la producción de nuestros aparatos. Evidentemente tambien, en dependencia del tipo de producto, el fabricante, los volúmenes de contratacion, el uso y destino de los aparatos, el costo del producto y otros factores a considerar, no es necesario transitar por todas las muestras y en ocasiones especificas podemos prescindir de las muestras iniciales y de producción y solo tomar la muestra final.

Ahora bien, ¿que sucede si la muestra para evaluación y testeo inicial tiene problemas?. El resultado final del trabajo con las muestras en sus diferentes etapas puede ser disímil, pero vamos a concentrarnos en la pregunta anterior por la trascendencia del hecho y para ello tomaremos el siguiente ejemplo recibido recientemente de un colega.

Una muestra que el fabricante entregue rota pone automáticamente al productor en total desconfianza. Observen el la imagen, como el plástico del sistema de giro del ventilador esta rajado en una muestra entregada por un fabricante. Foto del autor.

El equipo de trabajo de un colega en China, después de contactar a un fabricante y mostrar interés por un determinado producto,  recibió tres muestras a evaluar del aparato seleccionado. El resultado de la evaluación y testeo inicial fue el siguiente:

• Las tres muestras eran diferentes.
• Las muestras no cumplían los requerimientos solicitados.
• El diseño del producto debe ser cambiado.
• La muestra no cumple con una de las funcionalidades solicitadas. 

La respuesta del fabricante fue:

• El problema de las muestras diferentes se solucionara cuando se coloque la orden para la producción masiva.
• Vamos a preparar y enviar nueva muestra con sus requerimientos.
• No podemos cambiar el diseño del producto pero nos gustaría conocer cualquier sugerencia que su empresa nos haga.
• Para la función que el aparato no realiza, nos gustaría que vinieran a la fabrica para discutirlo a profundidad.

Vamos a partir del análisis de que por parte del equipo de trabajo de mi colega no se cometieron errores, es decir, se selecciono el aparato correcto, se especificaron los requerimientos con el fabricante, se dejo claro el modelo seleccionado y demás precisiones necesarias cuando se selecciona un producto dentro de decenas similares.

Entonces, ¿es normal que esto suceda?. La respuesta es SI y estos son los posibles argumentos ya comprobados en un sin numero de situaciones.

1. El fabricante no tiene interés en negociar contigo.
2. El fabricante no confía en que tus intenciones iniciales lleguen a concretar una producción.
3. El fabricante no es serio.
4. El fabricante no cree en el resultado de una evaluación inicial. 
5. El fabricante es auto suficiente y siente recelo al tener que someter sus productos a evaluación.
6. El fabricante todavía tiene el pensamiento Chino de que por el camino se resolverán los problemas.
7. Ocurrió un error, una despreocupación o una falta de seguimiento por parte de los empleados encargados de garantizar la muestra correctamente. 

¿Como debemos actuar cuando esto suceda?

En esta situación no queda mas remedio que -descartar al fabricante- sino queremos comprometer el resultado final de nuestras producciones. Lamentablemente, de las 7 posibles causas de que este hecho suceda, las seis primeras apuntan a un fabricante no confiable. Solo la causa numero siete puede ser aceptada como excusa y personalmente recomiendo aceptarla cuando estemos trabajando con un fabricante conocido con el cual ya tengamos experiencias anteriores, de lo contrario, puede ser esgrimida como excusa por el fabricante para no decirte descaradamente que no le interesa trabajar contigo.

El fabricante debe mostrarte varias caras para lograr una aceptación positiva por parte del cliente del su gestión y llevar a vías de hecho un posible contrato. Una de estas caras debe ser la muestra inicial ya que en ella se pueden observar los niveles de durabilidad, funcionalidad, diseño y prestaciones del producto. Por esta razón, no existe motivo alguno para que una muestra inicial no cumpla con los requerimientos solicitados.

Algo que debes saber de las muestras iniciales.

1. Tienen costo, es decir, el fabricante las vende.
2. No estan en el stock del fabricante, deben ser producidas de acuerdo a tu solicitud.
3. No tienen etiquetas de marcacion.
4. No tienen el embalaje final.
5. Pueden ser de cualquier color.
6. Pueden ser de otro cliente.
7. No tienen manual de usuario ni instrucciones de funcionamiento.
8. Pueden tener pequeños errores de terminación.
9. Concentrate en su interior, funcionamiento y durabilidad. 

Las muestras iniciales por lo general son muestras en blanco y debes concentrarte en comprobar tus requerimientos, funcionalidad, construcción interior y durabilidad. Foto del autor.

 ¿Cual es la mejor opción para solicitar una muestra inicial y evitar inconvenientes?

Solo las grandes marcas pueden preparar muestras que cumplan desde un inicio con todos los requerimientos necesarios. Ellas trabajan con grandes fabricas y tienen toda la estructura de investigación, desarrollo e innovación disponibles para preparar las muestras iniciales. Llegar a un fabricante común y solicitar una muestra con una lista de requerimientos es prácticamente estar expuestos a no obtener lo deseado. La condición ideal para testear muestras iniciales que cumplan con nuestros requerimientos es seleccionar un producto del catalogo del fabricante. ¿que quiere decir esto?, esto quiere decir que si no somos grandes, poderosos, o no estamos comprando una producción completa, donde el fabricante se ponga a nuestros pies, entonces escojamos de las ofertas OEM del productor, aquellas que cumpla nuestras especificaciones e indiquemos al fabricante preparar una muestra, donde quizás la única modificación solicitada es el cambio del voltaje de alimentación.

En el articulo, -Muestras sin valor comercial, ¿una perdida de tiempo y dinero?-, puedes complementar toda la informacion necesaria sobre la necesidad, condiciones, características y especificaciones que debes tener en cuenta para la solicitud y tratamiento de las muestras iniciales.

Una vez conocidos los conceptos explicados hasta aqui, pasemos a evaluar el trasfondo y las consecuencias de la respuesta que el fabricante dio a la empresa de mi colega.

• El problema de las muestras diferentes se solucionara cuando se coloque la orden para la producción masiva. Eso suena mal, si lo vas a solucionar para la producción, entonces fuiste muy poco serio en enviarme cualquier muestra. No obstante, al haber sido tan poco serio me estas obligando a montar una estructura de supervisión al 100% de la producción para evitar cualquier contratiempo ya que no confió en que el error no se vuelva a producir. En mi opinión, ese fabricante no tiene interés en trabajar contigo o en transitar por todas las etapas necesarias que lleva la selección de un producto antes de poner una orden de producción.

• Vamos a preparar nueva muestra con sus requerimientos. ¿y por que no se hizo desde un primer momento?, ¿quizás pensó el fabricante que la solicitud de muestras era solo una acción de cumplimiento reglamentario?, ¿y el tiempo y recursos que se invirtieron en la primera muestra?. Creo que en estas condiciones estamos en el mismo punto de partida si solicitamos muestras a otros fabricantes y no comenzar nuevamente contigo. Realmente no tenemos la misma confianza que cuando seleccionamos su fabrica.

• No podemos cambiar el diseño del producto pero nos gustaría conocer cualquier sugerencia que su empresa nos haga. Esta respuesta junto la respuesta numero uno nos lleva a concretar que realmente ese fabricante no tiene interés en hacer negocios con nosotros. Ese es el producto y no podemos modificarlo, lo tomas o lo dejas, es lo que nos esta diciendo.

• Para la función que aparato no realiza, nos gustaría que viniera a la fabrica para discutirlo a profundidad. Después de las tres respuestas anteriores, ¿acaso hay esperanza de lograr algo positivo visitando nuevamente al fabricante?. Simplemente, el aparato no realiza una de las funciones que dejamos como requerimiento, por lo tanto, y sabiendo que tampoco pueden cambiar los diseños, el aparato no esta recomendado para su contratacion y el resultado del test inicial es desaprobado. No perdamos tiempo en visitar al fabricante, ganemos y recuperemos tiempo con otro de los fabricantes seleccionados para este producto, y es precisamente esta mi recomendación al colega: Cambien de fabricante.

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