TRABAJAR CON AGENTES Y PROVEEDORES INTERMEDIARIOS EN CHINA LLEVA EL MISMO TRATAMIENTO QUE SE LE DA A LOS FABRICANTES





En una Feria, una conferencia o un encuentro de fabricantes podemos encontrarnos al fabricante directo, los trading, los distribuidores, los agentes y los proveedores. Todos enfocados en un mismo objetivo: Un cliente que esta contratando producciones.

China es un lugar distante para la mayoría de las zonas geográficas, incluso estando en China, moverse dentro de ella lleva tiempo por la extensión de su territorio. Muchas pequeñas y medianas  compañías se ven imposibilitadas de viajar a China y una gran parte de ellas aunque puedan viajar a China no tienen recursos para tener una representación permanente allí ni estar moviéndose de un lugar a otro. 

Paralelamente con esto, también resulta difícil encontrar especialistas que puedan tener la capacidad de dominar las técnicas de mercadeo, dominar la especialidad técnica de los productos que la empresa o compañía importa y ademas que conozcan las reglas de trabajo en China y tengan experiencia en ello. Prácticamente esas personas ''todo en uno'' no existen. 

En la actualidad la prestación de servicios de asesorias y gestiones de producción y la existencia de compañías especializadas en ellos ha colaborado para que el resto de las empresas no tengan que tener ni costear estructuras de servicio en China.  En tal sentido, con respecto existen compañías y personas independientes que brindan todo tipo de servicios en China que van desde la localización de fabricantes, revisión y certificación de productos, asesorías de venta, traducciones y control de producciones hasta las gestiones de producción, embarques y envíos de la mercancías terminadas. Estas compañías y freelances se llaman indistintamente AGENTES y PROVEEDORES. En mi clasificación e identificación individual de cada caso los defino como:

Agente: Es el representante de una o varias compañías y sirve de intermediario entre las empresas importadoras y los fabricantes. Por lo general no tiene estructura burocrática y se mueve libremente gestionando, precisando, revisando y dando los toques necesarios para que una negociación, producción y embarque llegue a buen término. 

Un buen agente se puede convertir en los ojos de una compañía extranjera en China. El agente puede ser un nacional Chino, un representante freelance contratado por la compañía o un miembro propio de la compañía. Cuando se usan agentes, la contratación de los productos se hace con el fabricante y el agente solo hace cumplir tus requisitos.


Proveedor: En China existen muchas empresas intermediarias. El diapasón de estructuras y métodos de trabajo es muy amplio y muchas de ellas actúan también como financieras.

En esta variante la contratación de los productos se hace con el proveedor y este a su vez lo hace con el fabricante. Clasificarlas es muy difícil teniendo en cuenta la cantidad de funciones que pueden realizar. Entre estas funciones nos encontramos las siguientes:

  • Financieras: Aportan capital para comprar una producción a nombre de otra empresa y dan facilidades de pagos otorgando créditos al comprador. Aquí la empresa importadora es la responsable de la selección de fabricantes y productos así como la evaluación, certificación y control de calidad de productos y producciones. 
  • Trading: Concentran producciones de varios tipos y las re venden. En este caso las empresas importadoras nada tienen que ver con la selección, conformación y control de los productos y las producciones. El trading es el responsable de los productos. Los productos pueden tener la marca del trading o puedes ponerle tu marca.
  • Distribuidores: Representan a marcas Chinas o tienen sus propias marcas para la distribución. En este caso las empresas importadoras nada tienen que ver con la selección, conformación y control de los productos y las producciones. El distribuidor es el responsable de los productos.
  • Empresas Mixtas: Es la combinación de las variantes anteriores. Son empresas que desempeñan varios papeles en dependencia de las necesidades del cliente. Aquí, el cliente debe ser muy cuidadoso ya que en muchas ocasiones la responsabilidad del producto puede quedar indefinida y ambas partes pueden pensar que la otra es la responsable.

El desconocimiento de China, sus regulaciones, el comportamiento de sus empresarios, la estructura de las pequeñas y medianas empresas y todo el andamiaje de fabricas y producciones pueden llevarte al fracaso total o a no lograr los comportamientos deseados de tu producto. 

De las cuatro variantes descritas anteriormente dentro del concepto proveedor, las financieras y las empresas mixtas o de ''todo un poco'', como también yo las categorizo, son las de mayor riesgo para tus objetivos. Puedes fácilmente dar con falsas empresas, poco serias e irresponsables. Incluso aquí explique como es posible encontrarlas mezcladas con fabricantes en Ferias y websites donde puedes ser confundido con facilidad.

En una ocasión me encontraba prestando servicios en una compañía de distribución minorista de productos Made in China que tenia varios proveedores financistas en China. Uno de ellos era representado por dos nacionales chinos bajo el nombre de una compañía que inspiraba seriedad pero que nunca fue comprobado por mi compañía y siempre, para la toma de decisiones, mencionaban el nombre de una supuesta jefa. 

Desconozco como esas personas llegaron a ser proveedores de mi compañía pero cuando yo me incorpore al equipo de trabajo ya existían. La dinámica de trabajo cada vez que visitábamos China permitía que siempre estas personas nos recogieran en los hoteles y recorriéramos con ellos fabricas y showroones. 

En una ocasión ante tanta presión, aprovechando la visita a la ciudad donde radicaba su compañía, les pedimos visitar los locales de su empresa y conocer a sus superiores.  Para sorpresa nuestra la gran empresa se dedicaba a la moda y representaban marcas de textiles para Europa y sin embargo nosotros nos dedicábamos a la electrónica para el consumo.

Después de estar más de una hora en un salón esperando por sus jefes estos no aparecieron y tuvimos que marcharnos llenos de justificaciones. 

En nuestra opinión estas personas, que hasta el momento eran proveedores de mi compañía,  eran nacionales con un capital propio que decidieron invertir como financistas de mi compañía al amparo de una empresa que les presto o comisiono su nombre.

Analizando la trayectoria de esta supuesta compañía podemos darnos cuenta que aunque no fuimos objeto de ninguna falsificación o engaño con productos, siempre existía una tendencia a presentarnos productos low cost, eran reacios para aceptar modificaciones a los productos que les implicara un mayor seguimiento, aumentaban los precios de los productos de un contrato a otro y las reclamaciones con ellos eran batallas difíciles donde por suerte, al trabajar mediante pagos a plazos, se les amenazaba con no pagarles las deudas pendientes si no negociaban la reclamación.  

Las relaciones con ellos fueron tensándose cada vez más hasta que fueron eliminados del banco de proveedores de mi compañía y si miramos en retrospectiva todos sus productos tuvieron incidencias negativas durante su explotación. 


Como enseñanza podemos exponer las siguientes: 
  • En China cualquier nacional puede mostrarse como empresario.
  • En China cualquier nacional puede mover su pequeño capital a través de una empresa extranjera importadora necesitada de créditos.
  • En China es muy fácil crear una estructura administrativa falsa para mostrar a un visitante.
  • Los nacionales Chinos se conocen y ayudan entre ellos cuando aparece una empresa extranjera solicitando servicios.
  • Existen decenas de variantes en que se puedan presentar supuestos financistas y proveedores.

No obstante los riesgos de la experiencia anterior, existen muchas compañías o empresas  que necesitan operar de esta forma ya sea porque no pueden tener estructura en China, no tienen capital suficiente para pagar producciones terminadas o no cuentan con profesionales que puedan desarrollar productos directamente. 

Esta es la razón de existir de estos proveedores y como todo en este mundo existen los serios y comprometidos con el cliente, los menos serios y también abundan los inescrupulosos.


¿COMO EVITAR CAER EN MANOS DE EMPRESAS PROVEEDORAS  POCO SEGURAS?

El gran desconocimiento que tenemos de China junto con la enormidad de su territorio, los cientos de miles de fabricantes, empresas y proveedores que podemos encontrar, los conceptos comisionistas que están arraigados en las relaciones interpersonales de los nacionales chinos y las facilidades internas para desarrollar negocios a cualquier escala nos pone en desventaja a la hora de dar los primeros pasos para desarrollar productos Made in China sin intermediarios. 

Como promedio, de 5 empresas que se nos presentan como fabricantes directos en realidad una sola lo es. ¿Entonces que hacer y como evitar caer en manos de empresas poco confiables?
  • Busca referencias con otras empresas amigas.
  • Busca referencias con otras empresas de tu mismo sector.
  • No aceptes referencias de nacionales chinos.
  • Certifica a la empresa China propuesta visitando sus instalaciones, conociendo a sus directivos, pidiendo referencias bancarias, solicitando referencias de otros clientes y buscando todos los detalles que te indiquen que realmente estas en presencia de una estructura empresarial. Contratar una auditoria al fabricante es la mejor opción si no estás en China.

Ahora bien, una vez decidido el uso de un agente o una empresa proveedora, no debes olvidar el siguiente principio: ........las reglas de trabajo son las mismas que cuando trabajas directamente con el fabricante................¿que significa esto?:
  • Los requisitos del producto los defines tu.
  • Las especificaciones del producto las defines tu.
  • Tu certificas el producto.
  • Tu testeas el producto.
  • Tu certificas al fabricante.
  • Tu preparas la ficha técnica de producción.
  • Tu defines el tipo de control de la calidad a implementar.
  • Tu tienes las pre muestras y  las muestras testigo para la producción.

Recuerda que son tus productos y tú respondes por ellos. Los proveedores son solo intermediarios con facilidades financieras, facilidades estructurales y conocimientos de fabricantes y productores. En este punto puedes confundirte con los conceptos explicados en este articulo, pero te respondo varias preguntas a través del siguiente diagrama que pueden aparecer  cuando tomes la desicion de vender productos Made in China,

Esquema de producción a seguir en dependencia de las opciones que escoja para producir en China. Foto del autor.


¿CUALES SON LAS MEJORES OPCIONES POR ORDEN DE RECOMENDACIÓN?
  1. Producir directamente y tener una estructura en China.
  2. Usar trading y distribuidores teniendo una estructura en China.
  3. Usar trading y distribuidores teniendo un agente en China.
  4. Usar un trading o distribuidor.
  5. Usar un proveedor teniendo estructura en China.
  6. Usar un proveedor teniendo un agente en China.
  7. Usar un fabricante.
  8. Usar un proveedor.

Evidentemente la opción 7 y 8 no son recomendables ya que estarás trabajando a ciegas y con miles de kilómetros de distancia sin opciones de corregir errores. Para el resto de las opciones el tratamiento es el mismo: Las reglas las pones tu, de lo contrario tu producto sera de alto riesgo.

En lo personal me gusta trabajar la opción de los Agentes, en mi opinión son las más económicas y puedes establecer un vinculo directo con los fabricantes a través del agente. Los agentes son tus ojos en China. Solo tienes que cumplir una regla:


  1. La selección de productos, la visita a la fábrica y el cierre de las negociaciones debes hacerlas tu.

El agente entra a jugar su papel después que ya tengas seleccionados los productos y ajustado el costo de la producción. ¿Entonces que papel juega exactamente un agente?
  • Localizar previamente fabricantes.
  • Intercambiar con el fabricante los requisitos de la produccion.
  • Intercambiar con el fabricante las especificaciones de los productos.
  • Recibir las muestras para testeo y muestras de producción.
  • Realizar testeo de las muestras.
  • Aplicar las guías de certificación de fabricantes.
  • Intercambiar con el fabricante las fichas de producción y supervisión.
  • Supervisar la produccion.
  • Revisar las gestiones de embarques y su documentación.
  • Intercambiar todo tipo de informacion con el fabricante.
  • Gestionar las certificaciones del producto.


Espero que esta información te ayude de alguna forma. Si has tenido experiencias de este tipo o tienes opiniones y nuevos aportes  que intercambiar te invito a que dejes un comentario.
                   
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