MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL ¿UNA PERDIDA DE TIEMPO Y DINERO?

MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL, ¿UNA PERDIDA DE TIEMPO Y DINERO?

Todavía recuerdo los años 2005 y 2006 cuando la empresa para la que trabajaba decidió producir directamente en China su marca propia y eliminar un grupo de suministradores que le fabricaban su marca. Evidentemente estaban eliminando un intermediario y poniendo el conocimiento y la experiencia de la empresa directamente en función de la producción. Desde el principio fue una decisión aceptada incorporar personal técnico en esos viajes pues la estructura de la empresa favorecía el desarrollo de especialistas comerciales sin el dominio de una especialización en concreto, solo de los principios de compra-venta vigentes, por lo que les resultaba imposible conformar, seleccionar y certificar productos.

No es objetivo describir la locura y el desconocimiento de aquellos primeros pasos en China por lo que nos centraremos en el contenido a que hace referencia el titulo del articulo. Cada vez que visitábamos un fabricante se solicitaban muestras. Teníamos ese concepto como principio ya que los anteriores suministradores de la empresa llegaban a nuestras instalaciones llenos de muestras para ser revisadas y aprobadas por la División Tecnológica que tenia la compañía. 

En esos dos años iniciales se revisaron en China mas de 200 muestras de posibles productos a contratar. Cada visita a una fabrica generaba un pedido de mas de 10 muestras como promedio. Al sol de hoy podemos afirmar que esa política era equivocada, solo el 40% de lo revisado se aprobaba para su comercialización y lo que resulta peor, solo el 10% se contrataba. ..................¿y cual era el destino de la muestra?

Banco de revisión y testeo de muestras preliminares en China. Foto del autor.


Las muestras se quedaban en China, guardadas en las oficinas de los proveedores, o de empresas amigas y posteriormente en la oficina de nuestra compañía desde donde se votaban, se devolvían o se destruían. Espacio ocupado, tiempo y dinero perdido. En ocasiones llegaban cargamentos retrasados de 10, 15 o 20 muestras y ese fabricante ya había sido descartado por lo que ni siquiera se abrían las muestras. 

La organización del trabajo en fabrica, ya sea en China o en cualquier otro mercado manufacturador parte del hecho de saber si:
  1. Vamos a diseñar un producto.
  2. Vamos a conformar un producto.
  3. Vamos a contratar un producto OEM, o ODM.
La opción 1, diseñar un producto,  se la dejamos a las grandes compañías que ya tienen una marca posicionada en el mercado con reconocimiento y prestigio y tienen sus propios departamentos de I+D o I+D+I. Ellas diseñan sus aparatos, compran sus moldes, eligen y contratan a su fabricante y producen sus mercancías. Estas compañías se sientan a negociar con los fabricantes y les dicen..........esto es lo que quiero hacer y así es como lo vamos a hacer. Esta opción no tiene riesgos. El único riesgo probable son los errores de diseño, errores de selección de la materia prima, partes o piezas y errores de control de la calidad que comete la propia compañía.

La opción 2 y 3, conformar o contratar un producto, la trabajan las medianas y pequeñas compañías ya sean distribuidoras o comercializadoras minoristas. Estas empresas transitan por los fabricantes cumpliendo un ABC que debe tener el mínimo riesgo para evitar comprometer en comportamiento y durabilidad del producto final. En estas opciones juegan un papel fundamental las muestras del fabricante. 


 ¿QUE DEBO CONOCER ANTES DE SOLICITAR UNA MUESTRA AL FABRICANTE?
  • Ante todo: Debo conocer que las muestras cuestan. Los fabricantes no regalan las muestras, las venden, y esos son costos que ya vas acumulando.
  • Al solicitar muestras, el fabricante las escoge al azar. Los fabricantes no tienen muestras disponibles. Ellos las toman de alguna producción terminada o en proceso. En caso de que no tengan producciones disponibles para el modelo del producto seleccionado indicaran conformar una pero no le prestaran ningún interés a su producción. Estas son las muestras que cuando te llegan y las testeas son eliminadas automáticamente al no pasar tus pruebas técnicas. En ese momento te crearas una mala opinión del fabricante y posiblemente lo descartaras y puedes que estés cometiendo un error. 
  • Debo ser realista: ¿La muestra es para testearla en China o para testearla en el país de destino del producto?. Si tienes estructura en China, no hay problemas, la  muestra te llegara con relativa facilidad, pero si necesitas enviarla al país de destino del producto final debes tener en cuenta el tiempo de demora, el costo de la transportación y las regulaciones aduaneras en el destino y posteriormente debes valorar como retro-alimentaras al fabricante.
  • Debo conocer al fabricante y certificarlo previamente: En este articulo comentamos los diferentes tipos de fabricantes que podemos encontrar. Cada categoría de fabricante nos habla del estándar que cumplen sus productos. Una fabrica de reconocido prestigio, que tiene producciones para marcas internacionales y que cumple con toda la estructura de un fabricante tiene productos OEM de alto estándar por lo que no es necesario realizar una certificación previa del aparato.
  • Debo tener bien definidas las especificaciones que debe cumplir mi producto. Cuando visitamos un fabricante, y como resultado de esa visita existe una intención de compras, debemos llegar con el listado de especificaciones, regulaciones del país de destino, detalles técnicos y características del producto que estamos buscando. A este listado le llamaremos Objetivos del Producto. Toda la revisión y posible selección de productos debe realizarse en base a los objetivos y no debe existir margen a la improvisación. Visitar un showroom de un fabricante o revisar su catalogo es una misión de alta concentración, todos los productos tendrán una presencia e imagen impecable que te invita a confiar en ellos automáticamente desviándote de tu objetivo e incluso tratando de adaptar el producto que te llamo la atención a tus necesidades. No son pocos los que seleccionan productos en base a su imagen y obvian los objetivos. La visita a la fabrica es el punto critico de tu estancia en China, en ese momento estas definiendo el futuro de tu producto, por lo que debes prestarle el mayor tiempo y atención posible. Tanto en su showroom como en sus lineas de producción vas a definir si existen productos que cumplan tus objetivos. Si no existen esos productos, no fuerces la selección, existen decenas de fabricantes mas a donde ir a escoger y ya tu previamente debes tener la lista de posibles fabricantes para tu producto. El viaje a China debes prepararlo antes. No puedes llegar a improvisar ni a esperar por el plan de trabajo de un agente o compañía representante.
  • Debo tener definido si trabajare con el OEM o el ODM del fabricante sin modificaciones. Lo ideal y mas seguro para compañías que solo personalizan productos en China y no tienen la estructura suficiente para garantizar un control de calidad propio durante la fabricación del producto,  es trabajar los productos del fabricante ya sea en versión OEM o ODM donde se cumplan  tus especificaciones sin modificar el aparato. Las ofertas del fabricante, tanto en showroones como en catálogos tienen un diseño técnico propio por el cual responde el fabricante. Si solicitas modificaciones o adecuaciones debes supervisarlas. Cuando escoges el producto del fabricante sin modificar puedes en la misma fabrica certificar y testear el producto, de lo contrario, si modificas el producto el fabricante debe preparar una muestra y enviártela o de lo contrario avisarte para volver a visitarlo. Quizás en ese momento ya no estés en China o estés en otra ciudad y de seguro necesitaras intercambiar con el sobre las modificaciones realizadas.
  • Debo conocer el costo del producto. Una vez realizada la selección previa de los posibles productos a contratar debo entregar al fabricante mis especificaciones y recibir de este el costo del producto en base a esas especificaciones. Recuerda que tu tienes una lista de posibles fabricantes para tus productos y debes visitarlos y certificarlos a todos para realizar la mejor selección. De igual manera que los visitaras a todos y realizaras la mejor selección, debes recibir de todos el costo de sus productos para compararlos y estudiarlos. Esta acción te llevara a intercambiar con algunos de ellos en varias ocasiones hasta que estés listo para tomar una desicion.
En este momento te darás cuenta que empezastes con 5 posibles fabricantes para tu producto o linea pero descartastes 3 como conclusión de tus visitas a fabricas. Seleccionastes 10 productos entre los 2 fabricantes certificados pero después de revisar los precios y tus objetivos de compra llegas a la conclusión de que tentativamente  tienes 4 productos para trabajar. Es en este momento en que debes solicitar una muestra para que, de los 4 seleccionados definir cual o cuales contrataras.

Local improvisado de almacenamiento y testeo de muestras en una oficina en China. Foto del autor.

¿COMO SOLICITO LA MUESTRA Y QUE DEBO TENER EN CUENTA?

Te comente anteriormente que el fabricante no pone interés en la muestra solicitada como regla general. Es tan masivo y popular el hecho de llegar a una fabrica y sin definir nada, sin negociar, sin mostrar dominio y conocimiento de los productos, solicitar muestras que ya los fabricantes no ponen  interés en ello. Te envían la muestra por el simple hecho de que su concepción de atención a un cliente les impide una negativa y que ademas la cobran. Por otra parte, como mismo tu certificas al fabricante, el fabricante te certifica a ti y determina al momento tu interés, tu nivel de preparación y las posibilidades reales de que seas o no un cliente potencial. Muchas veces la demora o escusas en el envió de una muestra es sinónimo de desinterés del fabricante para trabajar contigo.

Te recomiendo seguir las siguientes reglas para solicitar una muestra.
  • Visita al fabricante, intercambia con el, negocia y después solicita la muestra.
  • Define si realmente el estándar del fabricante hace que necesites testear una muestra.
  • Valora las posibilidades reales de contratar ese producto. 
  • Valora si puedes testear la muestra en la misma fabrica.
  • Entrega al fabricante tu lista de especificaciones e indicale que te la devuelva con todos los puntos revisados y aprobados para tu confirmar el envío de la muestra.
  • No exijas muestras personalizadas, en blanco son suficiente, todavía no estas en la etapa de personalizar un producto. El único requerimiento que debe cumplir tu muestra es que cumpla con tus especificaciones.
  • Existen fabricantes, por lo general son los ODM, que permiten tomar una muestra de alguna de sus lineas de producción activas. Esa es una excelente oportunidad para verificar si el producto que seleccionastes cumple tus especificaciones ya que es un producto terminado para un destino y no un producto preparado para ti. Ve siempre preparado para comprar una muestra.

En un showroom todos los productos te parecerán perfectos. Tu primera intención sera seleccionar los que mas te gusten y te olvidaras de las especificaciones. Foto del autor.

TIPOS DE MUESTRAS
Durante todo el proceso de selección, contratación y producción de tu producto manejaras el concepto muestras en cada una de esas etapas pero cada uno representa y significa algo diferente. Yo clasifico las muestras en:
  1. Muestra de evaluación inicial o testeo.
  2. Muestra de producción.
  3. Muestra testigo.
La muestra de evaluación inicial o testeo es a la que le hemos dedicado este articulo. No es mas que el producto que solicitas, después de visitar al fabricante y definir que trabajaras con el, para comprobar mediante revisión y explotación practica que este cumple con tus requerimientos tanto desde el punto de vista técnico como de explotación y durabilidad. Del correcto testeo de esta muestra podrás definir y comprobar: 
  • La responsabilidad del fabricante con el producto.
  • La calidad de la materia prima, partes y piezas utilizadas.
  • La marcacion y certificación de los componentes internos.
  • Los controles de calidad por los que pasa el producto.
  • Las posibles roturas que tendra el producto.
  • El diseño de partes y piezas que necesitas para la asistencia técnica.
¿Cuantas muestras para testeo necesito?. Mínimo dos (2). Es posible que necesites realizar un desarme general de la muestra, incluso seccionar alguna de sus partes para comprobar su construcción o materiales internos y en consecuencia quedara inutilizada la muestra. Con la segunda muestra debes realizar las pruebas de campo necesarias para verificar su comportamiento y durabilidad durante su explotación en el caso que el resultado de  la revisión y comprobación técnica de la primera muestra sea positivo.

Medición del calibre de un motor de un Exprimidor de Cítricos durante la revisión de una muestra de Evaluación o Testeo. Este motor quedara inutilizado después de las mediciones de sus enrollados por lo que necesitaras una segunda muestra para realizar las pruebas de campo. Foto del autor.

La muestra de producción es el resultado final de las modificaciones, diseño y caracteristicas que tendrá tu producto como resultado de la evaluación de la muestra de testeo. Es la muestra que el fabricante prepara como guía para la producción y que debe presentarte para tu confirmación por lo que debes revisarla en base a la ficha de producción que preparastes como resultado de la evaluación de la muestra inicial. Esta muestra ya esta personalizada con tu marca, tu diseño de  etiqueta de marcacion, los colores seleccionados, etc, etc. Muchas empresas cometen el error de no solicitar una muestra de producción por lo que después no tienen elementos para realizar cualquier reclamación relacionada con cambios en la fabricación del producto. La muestra de producción es una copia fiel de lo que sera la producción y evidentemente es el resultado de un contrato aprobado y firmado entre las partes para fabricar un producto por lo que es GRATIS.
La muestra de producción puedes ponerla a prueba en los laboratorios o talleres del fabricante o puedes comprobar alguna parte en especifico que te preocupe o quieras verificar su comportamiento. Ello te permite corregir la futura produccion.

¿Cuantas muestras de producción necesito?, con una (1) es suficiente.

Testeo del cierre de la tapa y el calentamiento en ON y en OFF de las muestras de producción de unas Jarras Eléctricas en los laboratorios del fabricante. Cualquier fallo prematuro de algún componente o parte puede ser corregido a tiempo en la producción. Foto del autor.
La muestra testigo es aquella que debes tomar de la producción terminada, por lotes,  para comprobar por adelantado el comportamiento del producto y preveer cualquier dificultad que pueda surgir durante su comercialización minorista. Muchas empresas no dan importancia a esta muestra y pierden la oportunidad de adelantarse al comportamiento de la mercancía que termina luego retirada del mercado afectando la imagen de la marca o empresa y sus costos. El hecho de testear la muestra inicial y posteriormente la muestra de producción NO es suficiente para preveer el comportamiento y durabilidad del producto. Entre las etapas de evaluación, testeo, diseño de la ficha técnica del producto, contratación y producción pueden ocurrir varios eventos que afectaran la producción terminada y que no están bajo tu control.
La principal diferencia entre la evaluación inicial del producto y la evaluación del lote de producción terminada radica en que el testeo inicial lo realizaste a una (1) muestra y el testeo del lote lo realizas a un porciento (%). Evidentemente las probabilidades de fallos masivos las puedes determinar en el porciento evaluado y no en la muestra única. 

Algunos de los elementos que no están bajo tu control en las evaluaciones previas de las muestras antes de llegar a la producción terminada y que reafirman la necesidad de testear los lotes de producción terminada son:
  1. No verificaste algún elemento en las evaluaciones previas.
  2. El tiempo de testeo inicial no fue suficiente.
  3. Te faltaban instrumentos o condiciones para testear algún elemento.
  4. La prueba de explotación de campo fue insuficiente.
  5. El fabricante cambio al proveedor de la materia prima.
  6. El fabricante cambio al proveedor de alguna parte o componente.
  7. Recibiste una nueva retroalimentacion del comportamiento de  un producto similar.
  8. Algun empleado de un turno de producción no realizo correctamente su trabajo.
  9. Se violaron controles de calidad en la linea de producción.
  10. Un cambio de turno o parada de almuerzo o descanso en la linea de producción dejo varios productos sin verificar.
El testeo de la producción terminada debes realizarlo en los laboratorios de vida del fabricante. De una manera u otra, todos los fabricantes con determinado estándar tienen talleres y laboratorios. Mientras mas grande es el fabricante mas serios y profesionales son sus talleres y laboratorios de vida, incluso están certificados y aplican las normas IEC en sus pruebas. Los mas pequeños cuentan con al menos bancos de pruebas.

¿Que necesito testearle a la producción terminada?. A no ser que necesites verificar la durabilidad de alguna parte en especifico, normalmente lo que verificas es el comportamiento del producto en su explotación. Por esa razón esta prueba se llama prueba de vida y los laboratorios que la realizan se llaman laboratorios de vida. No son mas que bancos de pruebas donde el producto funciona permanentemente bajo condiciones reales de explotacion.

¿Que ventajas me reporta la prueba de vida del lote de producción?. Normalmente te tomara, para la mayoría de los mercados, 60 días para que tu producto salga a la venta. En otros mercados mas lejanos, como por ejemplo América Latina y el Caribe, puede tomar hasta 90 días y sin embargo ya tu mercancía esta en explotación desde que se termino de producir. Esto es una gran ventaja ya que:
  1. Puedes conocer cuales seran los verdaderos fallos del producto.
  2. Si estos fallos son masivos puedes detener la salida a la venta del producto y no dañar su imagen o la de la compañia.
  3. Puedes reajustar los recambios solicitados para la asistencia tecnica en base a los fallos detectados.
  4. Puedes comprobar si el tiempo de garantía que otorgaras al producto es correcto.
  5. Puedes corregir los próximos lotes de producción.
¿Cuantas muestras testigos necesito testear?
Eso depende de la forma de muestreo y criterios que selecciones y también esta relacionado con el tipo de marca que estés produciendo. Una marca reconocida internacionalmente, de alto valor y prestigio para el consumidor necesita testear gran parte de su producción. Una marca blanca o propia de alcance económico verifica solo un porciento de su producción. 
Lo que siempre te recomiendo realizar pruebas de vida.
Bancos de pruebas de vida masivos de una producción de Sistemas Musicales. Foto del autor.
Banco de pruebas de vida de un porciento de un lote de producción de cafeteras por goteo. Foto del autor.

Bajo estos principios organizativos sacaras provecho para tu producto manejar correctamente el concepto de muestras sin valor comercial. De lo contrario, si solicitas muestras al azar, sin definiciones u objetivos de trabajo, sin identificar y certificar al fabricante, sin intenciones de compra o sin condiciones para testear, entonces estarás perdiendo tiempo y dinero y lo que es peor, estarás afectando tus relaciones con posibles y futuros fabricantes.

Fabricar un producto lleva tiempo y secuencia. El resultado final sera el resultado de tu planificación mas el plus de conocimientos y trabajo en equipo. Si no tienes tiempo, estructura o conocimientos no intentes producir en China, mejor compra productos terminados. Recuerda que el único responsable del producto eres tu. No culpes al fabricante Chino de tus errores.


Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...